スタッフブログ

ドコドアのWebサイト制作はこの会議から。KMTG(キックオフミーティング)についてご紹介します

2020/05/25 運用

ドコドアのWebサイト制作事業では、各工程ごとにお客様との共有を図りながら進行していきます。制作の進捗については随時ご報告を行い、構成やデザイン、構築に問題がないかを確認します。

ただ社内で行われる制作に関する会議についてはお客様が知ることはほとんどありません。もしその点で少しの不安を感じていることがあれば、今回ご紹介する内容でドコドアのWebサイト制作で行っていることの一工程をご確認いただき、ご安心いただければ幸いです。

ということでこの記事ではドコドアのWebサイト制作序盤で開催されるキックオフミーティング(以下KMTGと表記)についてご紹介いたします。

そもそもKMTGとは?

一般的にキックオフミーティングとは、プロジェクトを立ち上げる際に行う会議のことを指します。

企業によって呼び方や内容は変化するかと思いますが、ドコドアにおけるKMTGは以下のような目的やゴールが設定されています。Webサイト制作を本格的に始める前に進むべき方向が定まり、お客様のWebサイト制作をスムーズに行えるよう、共通認識を得るための会議です。

出席者 ディレクター、デザイナー、コーダー
目的 各担当者が共有すべき情報を必要に応じて理解する。
ゴール 各担当者が自分のタスクを具体的に理解することで、案件を適切に開始できる状態になる。
ルール ディレクターからデザイナーに必須項目を伝えたらヒアリングシートの記載内容の赤字を青字に変更する。

そしてドコドアのKMTGは大きく分けて3つの工程に分かれています。ここからは各工程で行うことについて詳しく紹介いたします。

  1. 問題・目的・ゴールの共有
  2. 確定事項と未確定事項の洗い出し
  3. 不確定要素からのリスク対策

問題・目的・ゴールの共有

ヒアリングシートの共有

KMTGより前、ディレクターがお客様のご希望のデザインについてヒアリングをさせていただく機会があります。この打ち合わせ時にディレクターが完成させるものがヒアリングシートと呼ばれており、KTMGで最初にディレクターから共有される資料です。

ヒアリングシートはお客様がWebサイト制作/リニューアルによって達成したい目標を、具体的にどのように構成やデザイン、構築に落とし込んでいくのかを考える基礎になるシートです。記載される事項は多岐にわたり、1つずつサイト制作メンバーで確認して共通認識を築きます。

お客様の現状と理想の状態や基本情報、KPI(目標)や達成すべき具体的なゴールなど、このシートの共有によって足場をガッチリ固めていきます。

企画書の共有

続いてサイト制作をお問い合わせいただいたお客様に対して弊社プロデューサーがどのようにご提案したかを「企画書」をベースに共有・確認します。

弊社ではお客様のご要望をや課題をお聞きし、それを踏まえた提案を行うプロデューサーと、実際の制作進行管理を行うディレクター、制作陣であるデザイナー・コーダーは分かれています。ご提案内容と実際の制作に齟齬が生じないよう、今一度制作メンバー全員で認識を合せていきます。お客様がご依頼したものと全く違う!という事態を防ぐことができます。

確認の一例をご紹介すると、お客様の業界での立ち位置を現状と理想、そして競合と比較・図示した「ポジショニングマップ」や、課題・改善点にコンテンツのご提案内容等が確認されます。

サマリーシートの共有

次に「サマリーシート」と呼ばれる資料を共有します。これはプロデューサーとディレクターがスタートミーティングという案件の問題・目的・ゴールなど協議する会議の内容をまとめたシートです。

営業担当と制作担当の社員の認識を合わせ、各問題に適した解決策を考えてご提案するために重要なものです。

確定事項と未確定事項の洗い出し

仕様の共有

続いて、制作するWebサイトの仕様について共有を行います。

例えば検索システムを付けるのかどうか。これはサイトに訪れたお客様が目的の情報にたどり着きやすくなるよう、サイト内に検索窓を設ける仕様です。

こうした仕様を実装することが決まっているのであれば、構築を担当するコーダーに影響があるため、この時点で共有されます。コーダーにとっては仕様を実装をするために何が必要か想定することができ、スムーズな制作に繋がります。

見積もりの共有

続いては無事弊社の提案を受け入れ、ご発注いただいた内容について見積書を確認します。主に「イニシャルコスト」と「ランニングコスト」の2点を中心に、プランや各工程でどれくらいのご予算をいただいているのか見ていきます。

サイト制作後そのまま放置していてもなかなか期待していた目的を達成することが難しいケースもあります。制作がゴールではなく、運用も見据えて制作を行っていく必要があるのです。ランニングコストで毎月の更新プランに加入いただいているお客様である場合には、このことも念頭に置いてKMTGが進められます。

予算から各担当者の工数が決まってくるため、決められた時間内でお客様の目的の達成、悩みの解決を行えるサイト制作をしていきます。

スケジュール作成

デザインの具体的なイメージが定まったところで、次に制作するページを確認しながら各々がかける工数をディレクターが指示。制作するページは「コンテンツシート」と呼ばれるシートに集約されており、どんなページを制作するのか、どのページにどれくらい時間をかけるのかが確認できます。

また最終デザインの工程でお客様にお見せする下層ページを指定します。口頭だけでは制作するページの認識が異なる可能性が発生するため、コンテンツシートの該当ページに色を付けて間違わないよう対策します。

後に、お客様へ最終デザイン時にTOPページと一緒にお見せする下層ページについてもご連絡を行い、何のページを確認すればよいかを明確にいたします。

カレンダーの入力

前段階でディレクターにより指示された工数は、その場でデザイナー・コーダーのカレンダー及びスケジュールシートに反映させていきます。各担当者の工数やスケジュールを加味しながら、その場で納品までのスケジュールが組まれます。

お客様にとっては制作を依頼したWebサイトがいつできるのか気になる点だと思います。ドコドアでは各制作担当者1つ1つの具体的な工数に基づいたスケジュールによって、納品・公開日を明確に示すことができます。全行程のスケジュールはお客様にもお渡ししておりますのでご安心ください。

進捗管理表の入力

こうして完成した納品までのスケジュールは社員誰もが見れるように「進捗管理表」へと入力されます。進捗管理表には、制作進行中の全案件スケジュールが記入され、定期的な全体共有・確認・運用がなされています。

各個人ではなくチーム全体でスケジュールが管理されるため、ドコドアが原因で制作が遅れることはまずありません。何かトラブルが起きたとしても、全員が状況を把握できるため、素早くサポートを行いお客様を待たせません。

未確定要素からのリスク対策

未確定事項、確認事項の洗い出し

最後に、Webサイト制作にあたって未確定な事項を確認していきます。

例えば、サイトに掲載する写真・画像はドコドアが用意するのか、それともお客様からいただくことができるのか。そして誰がいつまでに確認するのか、1つ1つの未確定事項に対して担当者と期日をつけて対応を行っていきます。

制作が進んでいるのに有耶無耶になっていることがある、ということがないよう制作に関わるメンバー全員の認識をしっかり合わせます。

まとめ

今回、弊社がサイト制作の過程で行うKMTG(キックオフミーティング)について、実際の流れに沿って説明してきました。上記のように1つの依頼に対してドコドアでは緻密な確認を行いながらサイト制作を進めています。ドコドアにサイト制作を頼もうかな、と悩んでいる方には安心してご依頼いただければと思います。

もちろんサイト制作前に気になる点、たくさんあるかと思います。サイト制作を依頼する上での疑問点や不安な点はしっかりとご説明・解決させていただきますので、お電話やお問い合わせフォームからぜひご相談ください。

勝山 公一朗が書いた記事

新着情報

スタッフブログ

ご相談・
お問い合わせ