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「あのファイルどこいった?」をなくして業務効率化!フォルダ・ファイル名のルールを公開します

2020/05/27 運用

突然ですが皆さんは仕事中に次のような状態になったことはありませんか?

「前に見たあの資料、どこのフォルダに入ってる…?」
「あれ?ここに見たい資料あったはずなのに…」

資料を紙ではなくデータで保存することが多くなった今、頻発する「目的のフォルダ・ファイルが見つからない問題」。特にGoogleドライブなどのオンラインストレージサービスはどんどんデータで保存できる反面、しっかりとした命名ルールに沿っていないとこの問題が発生しがちです。

上記のような問題を解決するため、この記事ではドコドアで行っているフォルダ・ファイル名のルールをご紹介します。大量の資料・データを保存して必要な時に素早く引き出す、そんな効率的な業務を行う際の参考になれば幸いです。

なぜフォルダやファイルの命名にルールをつけるのか

ひとつひとつのフォルダ名やファイル名の付け方にもルールを設けている理由は、ルールが守られていないファイルはドライブでの検索にかからず、見つけ出せないことがあるからです。

例えば、「039番」の「ドコドア建築事務所」フォルダを探したいとき、先頭に付けている会社コード(039)をつけるルールが守られていないと「039」で検索しても引っかかりません。その結果、目的のデータを見つけることに時間を使ってしまい、本質的な作業に取り掛かることが遅れてしまいます。

こうした事態を防ぎ、効率的に質の高いWebサイト制作を行うためにフォルダやファイルの命名にルールを設けているのです。

フォルダ名のルール

冒頭でも述べたようにGoogleドライブをはじめとしたオンラインストレージサービスは便利なものの、命名に規則がないとどこに何のデータがあるのかすぐにわからなくなります。

せっかく便利なサービスなのに、手作業でどこにあるかを確認しなきゃいけないなんてことは避けたいですよね。そこでドコドアでは下記のような命名のルールを設定しています。

フォルダ名のルール

ドコドアではフォルダ名に下記のようなルールを設けることで、効率的な業務へとつなげています。

  • 顧客ごとのフォルダ名は顧客コード+顧客名。例)039ドコドア建築事務所
  • 代理店の場合や同じ会社名で案件が異なる場合は、「顧客コード-商品コード+顧客名」とする。例)365&-15ドコドア住まい研究所
  • 過去の書類については「old」フォルダを作成して保存。

ファイル名のルール

ドコドアではフォルダだけでなく、ドキュメントやスプレッドシートなどのファイルにも命名ルールが設けられています。

  • 企画書や提案書などのファイルには「会社コード_書類名_日付」 例)039_課題管理表_161002
  • 同じ会社名で案件が異なる場合は「会社コード− 商品コード_書類名_日付」 例)543-01_提案書_161002
  • 同日に変更を行った同じ名前のファイルが複数ある場合「会社コード_ファイル内容_日付_番号」
  • 内容変更の可能性がある書類はファイル名には日付を入れず、シートごとに日付を入力

よく使用するファイル名のルール

業務において日常的に使用するファイルについては、より見つけやすくなるよう細かいルールが設定されています。

  • 「見積書」 ※「見積もり書」や「見積り書」とするのはNG!
  • 「ラフデザイン」 ※「ラフ」など略すのはNG!
  • 「議事録」 ※「ミーティングシート」はNG!
  • 日付は6桁で入れる ※「令和○年○月○日」や「20161002」はNG!

まとめ

今回はドコドアで実践されているフォルダやファイルの命名ルールについてご紹介しました。皆さんのフォルダ・ファイル名は人によってバラバラになっていませんか?もしそうなっていたらルールを設けて、社員全体で効率良く業務を行えるようにしてみましょう。

勝山 公一朗が書いた記事

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