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記載するのは「宿題と決定事項」議事録の適切な書き方とは

2020/05/26 その他

ビジネスにおける議事録は、一般的に会議の内容を文字で記録したものを指し、誰が見てもその会議で何が協議されたか、決まったかがわかるものです。ドコドアでもサイト制作における各種会議で議事録が作成・共有されてることで、スムーズな制作進行に役立てています。

今回はドコドアにおける議事録のルールや運用方法についてご紹介します。どんな考え方や運用方法で議事録を利用しているか参考になれば幸いです。

適切な議事録を書くための基本ルール

ドコドアの議事録の基本ルールとして特に重要なことは、やるべきこと(ドコドアでは「宿題」と呼びます)の記載で「何をやるか」だけでなく「誰がやるか」と「いつまでにやるか」を必ずその場で記入すること。内容、担当者、期限を明確にすることで、制作をスムーズに進行できるようにしています。

その他、ドコドアにおける議事録記載の基本ルールは以下の通りです。

▼ドコドアにおける議事録基本ルール

  • 議事録には日時、記入者、会議名を記入。
  • 議事録に記載する内容は「宿題と決定事項」とする。
  • 宿題は担当者と期限を必ずその場で入れる。
  • 期限欄は、期限前日に「青色」、当日に「黄色」、過ぎたら「赤色」とし、管理を徹底する
  • 決定事項は「※」の後に記載する。基本的には宿題と同じ行に記入する。
  • 対応したら担当者は日付を「Z」にする。クライアントへの報告や関係者と共有したら「ZZ」にする。
  • 前回からの変更点は赤字で記載する。
  • 議事録を記載したら、次回分のシートをコピーして運用する。
  • 会議が終わった時点で議事録を完成させ、その場でクライアントへ議事録の内容を確認、送付する。

会議で議事録を正しく運用する方法

せっかくルールを定めても、それが実際の会議で正しく運用されていなければ意味がありません。例えば上の画像左のように担当者や期日が1つでも抜けていれば、誰が何をいつまでに行うのかが曖昧になってしまいます。

そこで次はドコドアの会議における議事録の具体的な運用方法を、実際の会議の流れに沿ってご紹介します。
正しい議事録の記載・運用で、画像右のように誰が見ても何をするかが明確な状態になるようにしています。

会議のアジェンダを議事録に記載しておく

アジェンダはその会議で競技する事項、つまり議題の表のことです。会議を的確に早く完了させるためにはその事前準備が欠かせません。

  • アジェンダは基本ルールに沿って議事録に書いてくる。
  • 参加者がアジェンダを見てゴールを理解した状態で会議・MTGを始める。

議事録に「宿題」と「決定事項」を記載する

会議で記載する基本的な事項は「宿題」と「決定事項」。特に宿題を記載する際には、誰が何をいつまでにやるのかを明確にさせます。担当や期日がわからなくなり、結局やり忘れるといったことを防ぎます。

  • 会議中に宿題と決定事項が発生したら、その場で議事録に記入する。
  • 書く順番は「宿題」→「決定事項」。
  • 宿題・・・ToDo。担当者と納期を記入する。
  • 決定事項・・・報告。頭に「※」をつけて記入する。

必要に応じて見出しを追加

議事録にて複数の内容がある際は見出しとしてグレー色で塗りつぶした帯を用意します。記載された宿題と決定事項がどの内容についてのものかを明確にする目的があります。

  • グレー色の帯は、1項目につき2個以上の内容がある時に設ける。
  • 例1:デザイン修正、システム修正が1つずつの時は「修正について」といったグレー色の帯を1つ設ける。
  • 例2:デザイン修正、システム修正が3つずつの時は「デザイン修正について」「システム修正について」というグレー色の帯をそれぞれ設ける。

お客様から承認をもらう

議事録記入者は記載が完璧だと思うかもしれませんが、お客様や会議に参加できなかった社員にとってはわかりにくい可能性もあります。そのため議事録を会議の場で完成させた後、その場で内容に相違がないかお客様と確認を行います。
お客様の意図や要望とちがうことをしようとしていないか、この段階で確認していきます。

  • 会議が終了した段階で、議事録は完成させる。
  • その場で参加者に議事録を見せ、認識違いや書き漏らしがないことを承認してもらう。 (後に言った言わないの揉め事になることを防ぐ効果もある)

関係者に送付する

内容に問題がなければその場で相手や制作関係者に送信し、後で送ろうとして忘れていたということを防ぎます。

  • 承認をもらった議事録は、これ以上改変ができないようPDF化してからお客様や案件に関わるメンバーに共有する。

次回まで議事録を運用する

宿題と決定事項が書かれた議事録は書いて終わりではありません。特に期日欄は確認を怠らず、進捗を議事録で管理するようにします。

  • 会議・MTGが終わったらその日の議事録のコピーを作成し、ファイル名を次回日付にし赤字をリセットする。
  • 次回会議・MTGまで各自で宿題の消化や決定事項の追記を行い、議事録を運用する。
  • 次回会議・MTG時には、運用した議事録がアジェンダとなるようにする。

まとめ

今回はドコドアにおける議事録の記載ルールや、MTG・打ち合わせでの運用方法についてお伝えしました。

議事録は滞りなく業務を進める上で欠かせない存在です。企業ごとに固有のルールがあるとは思いますが、ドコドアでいう「宿題と決定事項」はどんな場合でも抜けもれなく記載・運用して、効率的でスムーズな業務を行えるようにしていきましょう。

勝山 公一朗が書いた記事

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