そもそもプライバシーポリシーとは、企業が個人情報の利用目的や管理方法を公表したもの。企業の透明性や信頼性を確保するため、コンテンツの一つとして設置しているWebサイトも多いのではないでしょうか？

今年施行された「改正個人情報保護法」では、個人情報の定義がより詳細になり、個人情報保護のための安全管理体制を整備することが求められています。また、情報漏洩時の報告義務の強制やペナルティ制度が強化されている点もポイントです。

企業はこの改正法に対応する必要があり、情報セキュリティ対策を徹底していかなければいけません。顧客やユーザーから信頼を集め、良好な関係性を築くためには、個人情報を守るための防止策を明確にした上で、プライバシーポリシーをアップデートすることが欠かせないのです。

今回の改正法では、これまで曖昧だった部分の明確化とより具体的な事例の記載が求められています。ここからは、プライバシーポリシーに明記すべきポイントを解説します。

ポイント１：利用目的を具体的に明記する

事業者が集めた個人情報をどのような目的で使用するかを具体的に明記しましょう。その際、「マーケティング活動のため」というざっくりとした表現はふさわしくありません。「△△△（ECサイト名）でお客様が注文された商品を発送するため」「新商品やサービスに関するDMを送るため」など、できるだけ具体的な記載が必要です。

ポイント２：保有個人データの公表事項の追加

今回の改正法により、１）個人情報取扱事業者の住所 ２）個人情報取扱事業者である法人の代表の氏名 ３）保有個人データの安全管理のために講じられた措置 の追加が義務になりました。

ポイント３：共同利用がある場合の通知事項の追加

商品の発送作業を委託する場合など自社で収集した個人データを他社へ提供するケースがある場合には、下記の5項目を記載しておくことで、本人の同意を得ずに第三者提供が可能です。つまり、記載がない場合は原則NGとなります。
１）共同利用をする旨
２）共同して利用される個人データの項目
３）共同して利用する者の範囲
４）利用する者の利用目的
５）当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名

ポイント４：仮名加工情報に関する公表事項の追加

仮名加工情報とは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別できないように加工した個人情報のことです。個人を特定できないように変換した情報については、個人の権利利益の侵害の恐れが低いという判断から、今回の改正法で事業者の義務が緩和されることになりました。これにより、データの利活用を促進する効果が期待されています。仮名加工情報を利用する可能性がある場合には、プライバシーポリシーに記載をしましょう。

ポイント５：個人関連情報規制を受けるケースでの同意取得

改正法では、Cookieなどの識別子を通して集められたWebサイトの閲覧履歴やアプリ上での行動履歴、それに結びついた属性情報などのデータが「個人関連情報」として新たに定義付けされました。

しかし、個人データを第三者へ提供する度に本人に通知を行うのは困難なため「本人が予測できる範囲において包括的に同意を取得することも可能である」とガイドライン内で記されています。

ポイント６：保有個人データの取り扱いに関する請求対応の義務化

改正法では開示請求における本人の利用権が拡大され、さらに、事業者が個人データを利用する必要がなくなった場合に本人が事業者に対して開示・訂正・利用停止等を請求することができるようになりました。

それに伴い、「個人情報の照会・訂正・利用停止・消去等についてご本人から連絡があった場合には、迅速に対応いたします」のような記載が必要になっています。

今回は、法改正に伴うプライバシーポリシーの改訂についてお届けしました。個人情報の重要性がますます高まる中、企業にもその保護に対する責任が求められています。

ドコドアでは、Webサイトの部分改修にも対応しております。当社で制作したホームページはもちろん、それ以外の改修も承っておりますので、「まだプライバシーポリシーを改訂できていない…」という方は、お早めにご相談ください。

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