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初心者向け「5W1H→8W4H」を使ったロジカルシンキング

2019/11/29 その他

皆さんは、学校や会社で「行動指針」という言葉を聞いたことがありますか?
行動指針とは、「組織としてどんな方針で仕事をしていくのか」の基準になるものです。

会社という組織は何人もの社員からなるもの。もちろん、その社員一人ひとりに個性があり、考え方や文化の違いがあります。そんな社員が仕事において同じ価値観を共有し、同じ方向を向いて働くために、行動指針が必要です。

ドコドアにも、docodoor Wayという行動指針があり、全員が一方向に向かっていけるようにしています。本日はdocodoor Way全12項目の中から「5W1H→8W4H」について紹介します。

5W1H→8W4H

ビジネスの基本!5W1H

5W1Hはビジネスやマーケティングの基本としてよく紹介されています。
「この6つを意識して文章を構成したり、質問をしたりすると、情報の主旨が明確になり相手に伝わりやすいですよ」というものです。

  • Why 目的(何のために、何をめざして)
  • What 活動内容(何をするのか)
  • Who 責任者・対象者(誰が、誰のために)
  • When 時間(時期・頻度・長さ)
  • Where 場所(どこで)
  • How 方法(どんなやり方で)

ドコドアでは、以下の共通認識をもって5W1Hを大切にしています。

Whyが最初でWhat、Who、When、最後にWhereとHow。Whyは5回繰り返す。

10/7全体会議の講話でも、弊社代表の本間がこのように伝えていました。
会話にしてもデザインにしても、『あらゆるものに背景・目的・ゴールがある。』ので、5W1Hを考えることは必要だと認識してください。

さらに進化した8W4Hを目指す

5W1Hに以下を加えたのが8W4Hです。

  • which 最適化(どちらが)
  • whom 参加者・協力者(誰を・誰から)
  • to whom 依頼者(誰に)
  • How long 期間(どのくらいの時間をかけて)
  • How much 費用(いくらかけて)
  • How to 手順(どんな順序で)

ドコドアでは5W1Hを前提として、最終的に8W4Hを使いこなすことを目標としています。

8W4Hができていると、自然に「100Best(ヒャクベス)」「丸く(ふわっと)話さない」といった他の行動指針も実行することができます。

5W1Hができるようになったらwhich、whom、to whomとHow long、How much、How toを加える。

Whyを繰り返し、ロジカルシンキングを身につける

最後に、8W4Hの中でも「Why(なぜ)」の部分を突き詰めた、ロジカルシンキングの考え方について紹介します。

Whyを5回繰り返す

前述の通り、Docodoor wayでは「Whyは5回繰り返す」と定めています。

これは問題が起きたときの再発防止策を正しく導き出すためのもので、トヨタ自動車を大きく成長させた「カイゼン」、別名「なぜなぜ分析」(※1)の考え方が元になっています。

※1 起こった問題に対してその要因(なぜ)を考え、さらにその要因を引き起こした要因(なぜ)を考えることを繰り返し、その問題の真因を論理的に導き出す手法です。

例えば「転倒してしまった」という問題が発生した時に、Whyを1回だけ考えると「転倒してしまった」→なぜ?「①足を滑らせた」→足元に気をつける、といった根性論の解決策になってしまいます。これでは根本的な解決になっていないので、必ず同じ問題が繰り返されます。

Whyを5回繰り返すと、「転倒してしまった」→なぜ?「①足を滑らせた」→なぜ?「②床が濡れていた」→なぜ?「③冷蔵庫から水漏れしていた」→なぜ?「④部品の劣化を放置していた」→なぜ?「⑤定期点検をしていなかった」→定期点検のルールを作り運用する、というように、より根本的で具体的な対策が立てることができます。

ドコドアの社員はこのような思考の習慣をつけ、日々業務のPDCAを回しています。
同じミスを繰り返さず、無駄のない仕事をしたいですね。
この記事が少しでも皆様の仕事の参考になれば幸いです。

塩手 加奈子が書いた記事

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