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5月20日全体会議「理解して終わりではなく、アウトプットしよう」

2019/05/22 イベント

今週の全体会議の模様です。全体会議は個人やチームで抱えている情報や学んだことを共有します。

小話「顧客ファースト時代のマーケティングを学ぼう」

今週の小話です。

『デジタル時代の基礎知識 マーケティング 「顧客ファースト」の時代を生き抜く新しいルール』(逸見光次郎、2017)

プロデューサーの熊倉が紹介した書籍は、『デジタル時代の基礎知識 マーケティング 「顧客ファースト」の時代を生き抜く新しいルール』(逸見光次郎、2017)です。本著にはマーケティングが時代とともに変化するなかで、そもそもマーケティングとは何か、そしてこれからのマーケティングについて記載されています。また広告代理店については「これからはクライアントのマーケティング活動を支援することが役割になる」と言及しました。本書のポイントは下記の2点。

  • マーケティングとは、自分たちの商品・サービスを知ってもらうための方法
  • 近年、知ってもらうための方法としてSNSを用いたものが主流になってきた

『「人事・労務」の雑務がまるごと分かる本』(望月健吾他、2018)

経営企画室の佐藤が紹介した書籍は、『「人事・労務」の雑務がまるごと分かる本』(望月健吾他、2018)。人事や労務の実務を全社員に把握してもらいたいということから、説明できるようになるため読んだ本です。実務に関して幅広く記載された本著から、健康保険・厚生年金・介護保険を合わせて健康保険と呼ぶといった基礎的な知識が紹介されました。またどのような条件のもと社会保険料が決定、改定されるのかについて以下4点が紹介されました。

  • 固定賃金などからの報酬額で決定する、資格取得時決定
  • 毎年4月から6月支給の平均報酬から決定する、定時決定
  • 3ヶ月間の平均報酬月額が2等級以上変動した場合に決定する、臨時決定
  • 職場復帰した者の労働条件の変化により報酬が低下した場合に決定する、産休・育休等終了時決定

『わかばちゃんと学ぶWeb制作の基本』(湊川あい、2016)

コーダーの佐藤が紹介した書籍は『わかばちゃんと学ぶWebサイト制作の基本』(湊川あい、2016)。Web制作初心者向けの書籍として、佐藤がメンターから勧められ読んだ本です。本著は4コマ漫画形式で楽しく分かりやすく企画やデザイン、コーディングを学べるととりあげられました。またレスポンシブWebデザインについても説明があり、本書での学習内容をしっかりと社員に伝えていました。最後に本著をおすすめする3つのポイントを挙げました。

  • Web制作に関してコーディングに限らず広く学べる
  • 4コマ、図解を用いながら対話形式で説明が進むため分かりやすい
  • Web制作の入門書に最適

CCC「議事録を正しく書けることが、最低限仕事ができるということ」

今週の全体会議では、CCC(コンパクト・コンパス・カンファレンス)が行われました。これは、四半期に一度開催するCC(Compass Conference)の縮小版で、社内勉強会や、社内のルールが変わった際に共有するために開催されます。

今回は代表の本間と経営企画室の佐藤が、議事録の重要性と書き方についてワークショップ形式で講義を行いました。この講義を行う理由は2つ。1つ目は議事録の記入が仕事ができるようになるための最低条件であること。2つ目は議事録の書き方をマスターしてほしいというタスクに対して、本当はできていないのに議事録を書けると言う人がいたこと、何も言わずにスルーした人もいて悲しくなったためです。そこで、「今回の講義を通して書ける人も書けない人も、講義が終わった段階で書けるようになってください。」と伝え、講義が始まりました。

ワークショップでは、住宅建設会社の営業役と住宅を建てたい主婦役のやり取りが2パターン行われました。住宅を建てたくて主婦が住宅建設会社の営業と相談するシーンです。

1パターン目は、ダメな営業の例

主婦の話す言葉を議事録にそのまま書き出すだけで、応えてもらった回答に対して掘り下げる質問ができていませんでした。例えば主婦が住宅のイメージとして挙げた「和モダン」にしてほしい、という要望に対して、具体的な画像でのイメージ共有や、使う畳の種類等を聞いたりするなど、詳細を確認することはしません。

その後も家族構成や間取り、予算など、ただ用意してきた質問に答えてもらうだけ。営業が自分の考えやイメージを優先しているため、話してもらった内容を客観的に捉えたり、重要な事項なのに詳細を確認することができていなかったのです。

最終的に営業が提示した住宅デザインは、主婦の要望が叶えられていない残念なものとなってしまいました。

2パターン目は、デキる営業の例

2パターン目の営業は、主婦の話す言葉を客観的に捉えて議事録に書き、解釈が異なりそうな言葉については、主婦への質問を重ねることで二人の間のイメージを一致させていきます。「和モダン」という住宅イメージの要望に対しても、和洋折衷の中でも和風が強めか、その場合は琉球畳を使うイメージだが間違いないかなど、詳しく尋ねていきました。

他にも間取りが4LDK希望だが、子供部屋をお子さんの人数分用意すればよいのか、予算と月々の支払いの確認や、将来的なライフステージの変化も考慮できているか等、詳細を確認していきます。最終的に主婦が言葉にはしていない要望や問題まで引き出し、しっかりと主婦のイメージしていた住宅を提案できたのでした。

議事録の正しい書き方を知り、実行し、マスターする

上記2つのやり取りを終えて、改めて議事録を正しく書くことが仕事をする上で最も重要で、仕事ができるための最低条件なのだと全社員に伝えました。議事録はいわゆる複写式のデジタル版のようなもので、相手とのやり取りの中で出たTo doや決定事項を記し、これをクライアントと共有することで証拠とし、言った言わないを防ぎ、お互いが円滑に業務を進めることができます。

さらに一歩進んで、議事録を書く段階で相手の要望や課題を解決できるようになることが求められています。また正しく議事録を書くための三段階も説明がありました。

  1. まずはきちんと情報を全部書く
  2. 相手の要望を簡潔にきちんと書く(そのために頷いたり、相手の言ったことを復唱する)
  3. 2を踏まえた上で、意見や言われたことに対しても自分なりに噛み砕き、質問を返す

このように議事録をマスターしていくことで、最低限の仕事ができるようになります。その次の段階として納期を守ったきちんとした仕事ができるようになり、さらに相手の意図を汲み取った仕事ができるようになります。このことをお客様と直に接する機会が多いプロデューサーやディレクターだけでなく、デザイナーやコーダーも必ずできるようにと伝えました。

最後に、議事録とその書き方について理解するだけではなく、アウトプットして初めて議事録の書き方をマスターしたと言えるので、日頃から今日伝えたことを実行していってくださいと全社員に伝え、今週のCCC兼講話は終了しました。

所感「理解して業務に活かす」

今週行われたCCCでは、改めて議事録を正しく書けるのか否かで仕事の質が大きく変わることを痛感しました。また印象に残っている言葉として、下記が挙げられます。

  • アウトプットして初めて議事録をマスターしたと言える

この言葉の「議事録」の部分は、他のことにも置き換えられるとも考えています。全体会議では多種多様な知識が全社員に共有されますが、積極的にアウトプットして業務に活かしていこうと思います!

勝山 公一朗が書いた記事

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